INFOCONTABLE: Registro de la situación del trabajador en el PDT 601 -

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I. Consideraciones generales
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El PDT 601- Planilla Electrónica, al ser el aplicativo electrónico en donde se registran los datos de la empresa contratante y declarante,así como los datos principales del personal que brinda servicios a favor de ésta; debe, además, declarar mensualmente el devenir de la relación laboral, de esta manera se deberá registrar la situación del trabajador o pensionista, a fin que se permita registrar sus datos, referidos a la jornada laboral, así como a los ingresos generados en el mes, en caso persista el vínculo.
De esta manera, al momento de registrar la situación del trabajador
se debe tener en cuenta las siguientes opciones:

1. Activo o subsidiado (código 11)
Se seleccionará esta opción cuando el trabajador:
– Laboró por lo menos un día durante el mes y no ha renunciado,cesado o concluido su relación laboral en el mes.
– Laboró y estuvo subsidiado parte del mes por cuenta del EsSalud.
– Estuvo subsidiado todo el mes por cuenta del EsSalud.
– Estuvo de licencia con goce de haber todo el mes.
– El trabajador hizo uso de su período vacacional.

2. Baja (código 13)
Esta situación deberá marcarse cuando un trabajador haya culminado la relación laboral, ya sea por:
– (01) Renuncia
– (02) Renuncia con incentivos
– (03) Despido o destitución
– (04) Cese colectivo
– (05) Jubilación
– (06) Invalidez absoluta permanente
– (07) Terminación de la obra o servicio o vencimiento del plazo
– (08) Mutuo disenso
– (09) Fallecimiento
– (11) Reasignación trabajadores del sector público

3. Suspensión perfecta (código 15)
Esta situación sólo será consignada cuando el empleador haya otorgado al trabajador, durante todo el período a declarar, dispensa para no laborar no existiendo, por ende, pago de remuneración.
Teniendo en cuenta que es suficiente que haya laborado un día para que se encuentre en situación de activo.

4. Sin vínculo laboral con conceptos pendientes por liquidar (código19)
Se seleccionará esta situación cuando un trabajador previamente declarado de baja (código 13), tiene conceptos remunerativos pendientes por cancelar en el mes, así éstos se encontrasen afectos o no a algún tributo, contribución o aportación cuyo criterio deimputación sea lo percibido.

II. Registro práctico de la situación del trabajador y sus
períodos laborales
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1. Al registrar un trabajador nuevo se deberán ingresar sus datos personales,
principales, complementarios, así como su período laboral (fecha de ingreso y de cese del vínculo laboral), dentro de “Registro Trabajadores, Pensionistas, Prest. de servicios, Terceros”,de la misma forma que su “Categoría” de Trabajador.

2. Después que el trabajador fue registrado por primera vez, como nuevo, se deberán registrar sus datos complementarios para proceder a declarar su jornada e ingresos, en forma mensual. De esta manera, aparecerá en el “Registro Trabajadores, Pensionistas y Prest. de Servicios” de la empresa o entidad declarante.

3. Al momento de registrar al trabajador se le deberá registrar con el código 11: Activo o subsidiado, posteriormente se ingresará la fecha de ingreso en “Períodos Laborales”.
Es importante recordar que el trabajador permanecerá con el código 11: Activo o subsidiado durante todo el período laboral,salvo que el empleador le otorgue licencia sin goce de haber o similar.

4. Al registrar un trabajador nuevo o reingresante -es decir, aquel que dejo de ser trabajador para posteriormente reanudar el vínculo laboral-,se le debe dar de alta mediante la opción o código 11: Activo o subsidiado para, posteriormente, ingresar la fecha de inicio o reinicio de actividades y concluir con el registro de datos del
trabajador.
Al momento de ingresar el período laboral se indicará la fecha de inicio o reinicio de la relación laboral, a fin de que ésta quede registrada en el PDT 601-Planilla Electrónica, a través de la opción “Nuevo”.
Es importante señalar que se pueden registrar varios períodos laborales con respecto a un mismo trabajador, incluso de aquellos que cesen en el mismo mes en que son recontratados; ejemplo de esta situación pueden ser aquellos trabajadores bajo el régimen de construcción civil, en donde la prestación es eventual y depende
de la existencia de obras.

5. Al momento en que el vínculo laboral concluya, se deberá registrar el tipo de situación del trabajador; teniendo, por lo tanto, que registrar la opción o el código 13: Baja.
Posteriormente, deberá ingresar a “Períodos Laborales” para modificar el mismo y registrar, de esta manera, la fecha y el motivo del fin del vínculo laboral.

6. Al dar de baja al trabajador a través del código 13, éste automáticamente
será eliminado del registro o detalle de la declaración del mes siguiente pues no tiene vínculo laboral vigente; por lo tanto, no habrá generado ingresos ni cumplido con la jornada laboral.

7. Para el caso del trabajador que haya cesado sin que se le hayan cancelado todos o parte de sus beneficios sociales o conceptos remunerativos, tomando en cuenta que la liquidación de beneficios sociales debe ser cancelada en su totalidad dentro de las
48 horas posteriores al cese o término del vínculo laboral, se le deberá registrar en el mes de pago o cancelación de los beneficios sociales adeudados con la situación u opción con el “código 19:Sin vínculo laboral con conceptos pendientes por liquidar”.
De esta manera, el PDT 601-Planilla Electrónica permitirá que el trabajador sea visualizado, nuevamente, en la declaración del mes en que se pagará los beneficios o conceptos remunerativos adeudados.
Siendo el procedimiento para el registro de la situación “Sin vínculo laboral con conceptos pendientes por liquidar”, el siguiente:
a. Declarar al trabajador con el “concepto 13: Baja” en el mes de cese o fin del vínculo laboral.
b. Registrar la fecha de cese o fin del período laboral, así como el motivo que origina el cese del trabajador.
c. Ingresar a “Registro Trabajadores, Pensionistas y Prestadores de servicios” en donde se deberá “modificar” el registro del trabajador cesado o dado de baja, para ingresar la nueva situación del trabajador que permitirá registrar los montos adeudados en el mes de pago de los mismos.
d. Posteriormente, en el mes de pago o cancelación de los beneficios sociales o conceptos remunerativos adeudados, se deberá registrar al trabajador con el “concepto 19: Sin vínculo laboral con conceptos pendientes” para que éste sea activado en la declaración del mes de pago.
e. De esta manera, se permite registrar los montos adeudados en el “Detalle de la Declaración” en el rubro de “Ingresos, tributos y otros conceptos”; en este caso, no se podrá registrar datos en la opción “Jornada Laboral”, pues ésta se encontrará desactivada al no tener vínculo laboral vigente.